Wil je de stapels op je bureau snel wegwerken?
Wil je je to-do list sneller afwerken?
Wil je voorkomen dat je taken/klussen zich opstapelen?

Gebruik dan de 4 D-methode. Deze methode is gebaseerd op de Eisenhower-methode. De bedoeling is dat je deze stappen meteen toepast zodra er iets op je werkpad komt. Dit voorkomt reacties als: “hier zal ik straks of later even naar kijken”.

Dingen die vaak op je werkpad komen, zijn: papieren post (notitie/memo etc), e-mails, telefoontjes en nieuwe taken/klussen.

Wil je voorkomen dat je werk zich opstapelt? Volg dan de onderstaande 4 D-stappen:

‘Delete’/Doe niet: Gooi het stuk post of de mail meteen weg; besluit de klus niet te doen of het telefoontje te negeren of direct af te kappen.
Je besluit een klus niet te doen als je het voor je functie en/of voor jou persoonlijk niet belangrijk vindt en het verder ook niet dringend is.

Delegeren: Je geeft het document; telefoontje of de klus aan iemand anders om af te handelen.
Je besluit iets te delegeren als je het voor je functie en/of voor jou persoonlijk niet belangrijk vindt, maar je het wel zodanig dringend vindt dat het moet gebeuren.
Als je geen collega’s hebt aan wie je iets kunt delegeren, dan kun je er ook aan denken om een klus uit te besteden aan een freelancer of een bedrijf dat is gespecialiseerd in de klus die jij moest doen.

Datum inplannen: Je besluit dat je de post/mail , het telefoontje of de taak later zult afhandelen, maar je plant wel meteen een tijdstip en datum in wanneer je dit dan gaat doen. Eventuele papieren of digitale documenten berg je meteen op in de juiste map of je maakt een nieuwe map aan.
Je besluit een taak later te doen als je het wel belangrijk vindt maar niet dringend genoeg.
Tip: Zorg dat je een stapeltje plastic doorkijkmappen hebt liggen zodat je voor je papieren documenten snel een nieuwe map kunt aanmaken.
NB: Mocht je niet meteen weten wat je met de post/mail of klus moet, plan dan in dat je er naar zult kijken zodat je alsnog kunt beslissen of je het gaat delegeren;  zelf  gaat doen of misschien alsnog gaat ‘deleten’.

Direct doen: Je besluit direct actie te ondernemen en de post/mail, het telefoontje of de taak meteen af te handelen.
Je besluit iets direct te doen wanneer je iets belangrijk vindt (voor jou persoonlijk of voor je functie) en je het tevens ook dringend vindt.

Pas je deze 4 D-methode consequent toe op het afhandelen van je taken, dan zal je productiviteit omhoog gaan omdat je beter kunt beslissen wat prioriteit heeft en wat niet. Bovendien zul je  hierdoor met meer plezier aan de slag gaan.

Begin vandaag nog met je 4 D’s. Succes ermee!

Ps: Er zijn natuurlijk veel meer timemanagement tips, maar deze 4 D’s zijn eenvoudig te onthouden en daardoor makkelijk toe te passen. Heb jij soortgelijke timemanagement tips? Laat horen!

Gerelateerd artikel

5 W methode van opruimen

De tips uit dit artikel werden overgenomen door ISBW