Inboxmappen

Mijn manier om niet in een lees- en luisterachterstand te verzuipen 9


Als zelfstandig ondernemer lees je over je eigen vakgebied; het ondernemerschap; effectief en efficient werken en over (online) marketing.
Je bent dus geabonneerd op meerdere ezines en blogs. Je slaat interessante blog- of webartikelen op die je aanbevolen worden door andere Twitteraars en LinkedIn groepsleden. Je houdt zelf een aantal sites en blogs bij. En op zijn tijd Google je nog. En last but not least: je downloadt de nodige (gratis) e-boeken; teleseminars en webseminars en je geeft je op voor een aantal (gratis) e- of online cursussen.

HELLUP. Help, hoe krijg je dat allemaal gelezen en/of geluisterd? De meeste tips over ‘information overload’ gaan vooral over hoe je je email inbox weer onder controle krijgt. Maar met opgeslagen blogartikelen; seminar-mp3’s of video’s; online cursussen en e-boeken hebben we het over je hele computer (en je arme brein die al die informatie ooit moet verwerken).

Mijn oplossing om niet te verzuipen in lees- en luisterachterstand is geleidelijk ontstaan en eigenlijk heel simpel. Denk in categorieen en onderwerpen en vertaal dat naar hoofdmappen en submappen. En pas dit systeem consequent (ook qua benaming van je mappen) toe op je:

  • Emails (meestal ezines)
  • Favorieten/ ‘bookmarks’ (blogs; sites; sites met webinars en/of onlinecurssen)
  • Mp3’s (meestal je teleseminars)
  • Tekstdocumenten (bijv. Word)
  • PDF’s (meestal je eboeken)

Een voorbeeld: In mijn Email heb ik een hoofdmap met informatie over ZZP MarketingInboxmappen. Deze hoofdmap bevat submappen zoals: Niche; Branding; Social Media etc.

In mijn internet Favorieten heb ik ook een hoofdmap ZZP Marketing aangemaakt en op dezelfde wijze onderverdeeld als mijn email: Nice; Branding; Social Media etc.

In mijn Muziekmap sla ik al mijn teleseminar mp3’s op. Ook weer met de hoofdmap ZZP Marketing en dezelfde submappen als in mijn Email en favorieten.

Mijn Worddocumenten en e-boeken bewaar ik samen in mappen met dezelfde mappenverdeling als mijn emails; favorieten en mp3’s.  

MAAR zul je denken: nu heb je alles wel lekker overzichtelijk opgeslagen, maar nu heb je toch nog steeds een lees- of luisterachterstand? Nee, want juist doordat ik het zo overzichtelijk heb opgeslagen, heb ik de rust dat tegen de tijd dat ik iets over een bepaald onderwerp wil weten (bijv. voor een blogartikel) ik het direct kan vinden. Pas dan lees en/of beluister ik het; verwerk ik de informatie en delete ik de informatie (favoriet; eboek; mp3; ezine etc) als ik zeker weet dat ik deze nooit meer nodig zal hebben.

Ik zie al mijn opgeslagen informatie dus niet meer als lees- of luisterachterstand, maar als een bibliotheek waar ik mijn informatie meteen kan vinden. 

Het enige nadeel wat ik zelf kan bedenken van dit systeem is dat je je informatie (bijv. Ezines; gedownloade e-boeken of mp3’s en weblinks) meteen (of 2 keer per week) in de juiste ONDERWERPmappen moet opslaan.
Dit betekent dus dat je de ezines van Mrs Marketing bij voorkeur niet opslaat in een mapje met haar naam, maar dat je haar ezine (in feite het hoofdartikel van haar ezine) meteen bij het juiste onderwerp opslaat. Geeft Mrs Marketing tips over teleseminars, sla de ezine dan op in de map ‘informatieproducten’ of  ‘teleseminars’ OF delete deze ezine als je geen informatie over teleseminars wilt bewaren.

Als je eenmaal je hoofdmappen en je submappen hebt aangemaakt, is het een fluitje van een cent om je eigen bibliotheek aan te leggen en vaarwel te zeggen tegen het gevoel van lees- of luisterachterstand!



Marlies van der Meer. Laat de klant zien dat jij de beste oplossing bent: Zakelijk Bloggen; Non-fictie boeken schrijven en Positioneren als Expert. Auteur van Social media marketing voor de ZZP’er en diverse e-boeken


Over Marlies van der Meer

Laat de klant zien dat jij de beste oplossing bent. Auteur Social media marketing voor de ZZP’ers, Trainer Schrijf een Win-win boek in 15 stappen, Coach Zakelijk bloggen en Positioneren als expert.


Laat commentaar achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

9 Gedachten over “Mijn manier om niet in een lees- en luisterachterstand te verzuipen

    • meeradvies Post auteur

      Mijn eerste reactie: grapjas. Mijn serieuze antwoord: timemanagement mapje. Mijn antwoord voor speciale mensen (waar uitzonderingen op de regels voor gelden): mapje MeerAdviesBlog 🙂

  • Henk

    Marlies, als ik het nu goed lees heb jij een deel van je informatie mooi georganiseerd in je mailbox staan, een deel op je harde schijf van je computer en een deel “in the cloud”? Dus de informatie is verspreid over meerdere locaties en het kan zoeken worden naar het “juiste mapje”.

    Is evernote niet een goeie optie voor het door jouw aangestipte probleem ? Je kunt hier al je informatie in opslaan (mail, artikelen enz enz). Verder kun je meerdere tags aan een artikel, mail enz hangen zodat je het later makkelijk terug kunt vinden. Heb zelf nog niet veel ervaring met evernote maar volgens mij sluit dit wel erg goed bij jouw verhaal.
    Met vriendelijke groet,
    Henk

    • meeradvies Post auteur

      Hoi Henk
      Voor mij voelt het niet als zoeken naar het juiste mapje, want ik weet precies waar ik mijn info kan vinden. Bijv. ik wil een blogartikel over ‘hoe bepaal je je Niche’ schrijven.
      Dan ga ik meteen naar mijn Worddocumenten map Niche met e-boeken over niches. Lees de info. –>
      Dan ga ik naar mijn mail; open meteen het mapje Niche. Lees de mails –>
      Naar mijn favorieten; meteen naar mapje Niche en kijk welke blogartikelen ik heb opgeslagen.

      Niks zoekwerk. En favorieten en mail worden ook op de harde schijf bewaard en gebackupt. Overigens als ik een blogartikel erg interessant vind en bang ben dat het uit de lucht gehaald wordt voordat ik het gelezen heb, maak ik er een pdf van.

      Evernote kan wat zijn, maar het idee dat ik tags aan alles moet hangen, lijkt mij weer extra werk. Maar voor anderen kan dit weer een ideale manier zijn. Dus dank je voor de tip!

  • Femke Hogema

    Hoi Marlies,

    Mooie tip! dank!
    Ik ga het direct (vanaf nu) implementeren.
    En om mijzelf niet op te zadelen met een extra megaklus op mijn agenda, ik doe dat niet met terugwerkende kracht, maar met directe ingang.
    Mocht ik me een dezer maanden eens gaan vervelen, dan kan ik altijd nog met terugwerkende kracht mijn bibliotheek bijwerken.

    groet Femke

    • meeradvies Post auteur

      Hai Femke,

      Goed idee om het vanaf nu toe te passen en de terugwerkende kracht alleen te doen als je tijd over hebt. Je zult vanzelf zien dat als je NU een oud/bestaand bestand opnieuw gebruikt dat je het daarna natuurlijk wel meteen goed opslaat. Zo werk je al spelenderwijs alles de goede mappen in.
      Succes ermee!